Aki Kaurismäen ja Paula Oinosen säätiö Aki Kaurismäen ja Paula Oinosen säätiö

Tietosuojaseloste

Tämä on Aki Kaurismäen ja Paula Oinosen säätiön EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, jota käytetään rekisteröityjen informoimiseen henkilötietojen käsittelystä. Laadittu 5.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Aki Kaurismäen ja Paula Oinosen säätio sr.

Y: 3587664-3

c/o Sputnik Oy
Töölönkatu 12 B 7
00100 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Säätiön toimitusjohtaja Eevi Kareinen

3. Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietorekisteri sisältää alla mainitut rekisteröityjen ryhmät:

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset

Avustusten hakijat

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Avustushakemukseen liittyviä henkilötietoja käytetään hakemusten ja myönnettyjen avustusten käsittelyyn sekä yhteydenpitoon.

Tarvittaessa rekisteröidyiltä voidaan pyytää suostumuksia henkilötietojen luovutukseen ja käsittelyyn ulkopuolisissa palveluissa.

Verkkosivujen vierailijat

Verkkosivuston vierailijoiden tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten. Ei-välttämättömien evästeiden käyttöön voidaan pyytää suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysajat

Avustusten hakijat

Tiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan hakemusten ja myönnettyjen avustusten käsittelyyn. Osa henkilötiedoista säilytetään arkistointitarkoituksessa 10 vuotta kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti (maksutiedot, yhteyshenkilö, yhteystiedot, myönnetyt avustukset ja muu mahdollinen kirjanpitoaineisto) viimeisen maksetun avustuksen jälkeen. Avustusten julkiset tiivistelmät voidaan säilyttää pysyvästi.

Verkkosivujen vierailijat

IP-osoitteita säilytetään tarvittavan ajan verkkopalvelimen lokitiedoissa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Avustusten hakijat

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä sekä sähköpostitse. Lisäksi tietoja voidaan saada puhelimitse, sosiaalisen median ja pikaviestipalvelujen kautta, tapahtumista, tapaamisista sekä muista tilanteista, joissa avustusten hakijoiden edustajat luovuttavat tietoja.

Verkkosivujen vierailijat

Tiedot kerätään automaattisesti verkkosivujen vierailujen yhteydessä sekä tilanteissa, joissa vierailija antaa suostumuksen ei-välttämättömien evästeiden käyttöön.

7. Tietojen luovutukset, siirrot ja henkilötietojen käsittelijät

Tietojen luovuttaminen ja julkaisu

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Avustushakemuksessa annettu hankkeen julkinen tiivistelmä voidaan julkaista säätiön toimesta. Muita tietoja voidaan luovuttaa ja julkaista siltä osin kuin niin on sovittu avustuksen hakijan kanssa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle rekisterinpitäjän ja sen käyttämien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, mikäli Euroopan komissio on tehnyt päätöksen kohdemaan riittävästä tietosuojasta. Komission riittävyyspäätöksen nojalla tietoja voidaan siirtää myös Yhdysvaltoihin yrityksille, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin. Lisäksi tietoja voidaan siirtää myös käyttäen perusteena EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita ja lisäsuojatoimenpiteitä, tai rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja voidaan siirtää alihankkijoille ja palveluntarjoajille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tällöin kyseiset tahot käyttävät tietoja henkilötietojen käsittelijän roolissa rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja käsitellään aina tehtyjen sopimusten puitteissa ja luottamuksellisesti niin, että niiden käyttö perustuu kunkin työntekijän tehtävien mukaisiin käyttöoikeuksiin, ja käyttöä valvotaan. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lain mukaista perustetta.

Henkilötietojen käsittelijät:

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

Avustushakemukset käsittelee säätiön hallitus, jonka jäsenten kanssa on tehty salassapitosopimukset.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi") siltä osin, kun rekisterinpitäjällä ei ole lain mukaista oikeutta jatkaa henkilötietojen käsittelyä.

Siltä osin, kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö. Siltä osin, kun tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.